حتی در قرن بیست و یکم ، هنوز هم می توانید حسابداری خود را با صفحه گسترده کاغذ یا کتاب های حساب انجام دهید. اگر حسابداری دستی برای شما کار کند ، هیچ کس نمی تواند شما را مجبور به تغییر کند. استانداردهای حسابداری همان است که شما از لپ تاپ استفاده می کنید. اما اگر مغازه ای شلوغ دارید قطعا به نرم افزار هایی شبیه نرم افزار دشت همکاران سیستم ، نرم افزار پارسیان و نرم افزار هلو نیاز خواهید داشت.

اگرچه با رشد کسب و کار شما ، تعداد معاملات مورد نیاز برای ضبط نیز رشد می کند. حسابداری دستی در زمان شما تخلیه می شود و شانس ایجاد خطاهای جدی بالا می رود.

نرم افزار حسابداری اساسی برای حسابداری رایانه ای می تواند برخی از آن زمان را پس بگیرد. برنامه های حسابداری خودکار در وقت بیشتری صرفه جویی می کند و مزایای بیشتری را ارائه می دهد. اتوماسیون خطر ، خطا و نیاز به سازماندهی پرونده های سخت کپی رسیدها ، صورتحساب ها و فاکتورها را کاهش می دهد.

سیستم حسابداری دستی چیست؟

یک سیستم حسابداری دستی سوابق مالی را با دست و نه در رایانه نگه می دارد. این سیستم ها ممکن است هنوز هم در مشاغل کوچک که معاملات کمی و امور مالی ساده دارند ، رایج باشد. به طور معمول ، شما با استفاده از ماشین حساب برای انجام هرگونه محاسبات ، معاملات را در صفحه گسترده کاغذ یا دفترچه وارد می کنید.

با یک سیستم حسابداری دستی ، شما همچنین اظهارنامه مالیاتی و صورتهای مالی را با دست و بدون رایانه تهیه می کنید.

حسابداری خودکار چیست؟

برای مدیریت حسابداری یک شرکت ، از نرم افزار حسابداری خودکار و رایانه ای استفاده می کند. یک صاحب مشاغل ممکن است معاملات را در یک برنامه نرم افزاری اساسی وارد کند که مانده حساب را برای آنها تنظیم می کند. نرم افزار خودکار می تواند به مراتب بیشتر انجام دهد ، به عنوان مثال ، وارد کردن یک معامله در چندین حساب.

حسابداری دستی در مقابل حسابداری خودکار

اگر یک تجارت کوچک با حسابداری نقدی و معاملات کمی انجام داده اید ، ممکن است استفاده از یک سیستم حسابداری دستی آسان باشد. نیازی نیست که برای نرم افزار خودکار هزینه کنید یا در مورد سؤال “دستی در مقابل حسابداری رایانه ای” بحث کنید.

اما – هرچه معاملات بیشتری که باید وارد آن شوید ، نرم افزار حسابداری بهتر می شود. اگر تجارت شما حساب های دریافتنی ، استهلاک ، بدهی های بد و موارد مشابه را ردیابی کند ، خرد شدن شماره شما پیچیده تر می شود. در بعضی مواقع مزایای مقاومت در برابر خودکار سخت است.

1- زمان

حسابداری خودکار باعث صرفه جویی در وقت در مقایسه با نرم افزار ساده حسابداری و حتی زمان بیشتر در مقایسه با حسابداری دستی می شود. این به شما فرصت بیشتری می دهد تا در بخش های سودآور و لذت بخش مالکیت مشاغل صرف کنید.

به عنوان مثال ، نرم افزار حسابداری می تواند یک معامله را به طور همزمان در چندین حساب مرتبط وارد کند. همچنین می تواند نرخ مالیات فروش را در چندین مکان ، از جمله بسیاری دیگر از ویژگی ها و کارکردهای صرفه جویی در زمان ، ردیابی کند.

2- حاشیه خطا

حواس پرتی یک لحظه در حسابداری دستی می تواند ده میلیون را به صد میلیون یا صد هزار تومان تبدیل کند یا مبلغ مناسب را به مشتری اشتباه اعتبار دهد. وقتی حساب های شما هم خوانی ندارد ، می توانید ساعت ها را برای ردیابی در جایی که اشتباه کردید ، صرف کنید.

از آنجا که سیستم های خودکار میزان ورود اطلاعات دستی را کاهش می دهد ، سیستم های حسابداری خودکار فرصت های کمتری برای تایپ یا نوشتن اطلاعات نادرست ایجاد می کنند. این یک پیروزی برای اتوماسیون و تجارت شماست.

3- قابلیت اطمینان

هنگامی که خطاهایی را که با ورود اطلاعات دستی به وجود می آیند ، از بین می برید ، حسابداری شما قابل اطمینان تر می شود. این مهم است زیرا تصمیمات تجاری خوب به حسابداری خوب نیاز دارند. اگر می خواهید بفهمید کدام خط تولید بیشترین سود را ایجاد می کند یا چرا سربار شما در حال اجرا است ، به چهره های دقیق و قابل اعتماد نیاز دارید.

4- ایمنی

اگر معاملات خود را به دفترچه کاغذ وارد کنید ، احتمالاً فقط یک نسخه دارید. اگر آتش سوزی ، سیل ، زلزله یا سایر فاجعه تجارت شما باشد ، سوابق حسابداری شما ممکن است برای همیشه از بین برود.

هنگام مقایسه حسابداری دستی در مقابل خودکار ، در نظر بگیرید که چگونه اتوماسیون تهیه نسخه پشتیبان از نسخه های پرونده های خود را آسان می کند. پرونده های خود را در ابر ذخیره کنید و هرگز نگران از دست دادن سوابق فیزیکی خود نخواهید بود.

5- تصحیح اشتباهات

فرض کنید شما یک اشتباه حساب کاربری کلاسیک را انجام داده اید و تا چند هفته بعد آن را دریافت نکنید. در آن زمان ، این خطا ممکن است محاسبات مالیات فروش شما ، حساب های دریافتنی ، پول نقد ، درآمد خالص و چندین حساب دیگر را تحریف کند.

یافتن و تصحیح خطاها به صورت دستی یک شعار خسته کننده است. با حسابداری خودکار ، پس از تصحیح معامله اولیه ، سیستم آبشار سایر خطاهای را برای شما برطرف می کند.

6- چگونه محاسبات رخ می دهد

هنگامی که به گردش کار دستی اعتماد می کنید ، محاسبات در مغز شما اتفاق می افتد ، احتمالاً توسط یک ماشین حساب کمک می شود. با حسابداری خودکار آنها بر اساس دستورالعمل های موجود در نرم افزار در رایانه یا ابر اتفاق می افتد.

7- دقت

شما می توانید با ورود به ارقام اشتباه ، با حسابداری دیجیتال اشتباه کنید ، دقیقاً مانند می توانید با حسابداری دستی. اما با حسابداری دستی ، حتی اگر داده های معامله اولیه دقیق باشد ، هنوز هم می توانید خطایی را اضافه کنید که ارقام را به هم اضافه کنید. در حسابداری خودکار ، این نرم افزار تمام محاسبات شما را برای شما بی عیب و نقص انجام می دهد و به شما اطمینان می دهد که تعداد کل دقیق است.

8- برای چه کسی خوب است؟

در دفترچه راهنما در مقابل بحث حسابداری خودکار ، گاهی اوقات کتابچه راهنما پیش می رود. در صورتی که یک تجارت یک نفره با معاملات چند نفره باشید و صورتهای مالی را صادر نمی کنید ، نیازی به خرید رایانه کاری یا نرم افزار حسابداری نیست.

اما هرچه کسب و کار شما از یک مدل ساده و یک نفره بدست می آید ، حسابداری خودکار بهتر به نظر می رسد. تعداد معاملات ، پیچیدگی حسابداری شما و تعداد افرادی که وارد داده می شوند همه عواملی هستند که باید در نظر بگیرند. به عنوان مثال ، اگر چندین نفر را وارد خرید یا فروش می کنید ، یک سیستم مبتنی بر ابر می تواند به هر جایی دسترسی پیدا کند ، احتمالاً انتخاب مناسبی است.

9- اختلاف هزینه

هزینه یکی از قدرتمندترین مزایای سیستم حسابداری دستی است. اگر بودجه شما تنگ است ، خرید یک دفترچه سخت کپی ، به علاوه پوشه برای رسید و فاکتورها ، بسیار ارزان تر از سرمایه گذاری در یک سیستم حسابداری خودکار پرواز است.

به خاطر داشته باشید که زمان شما نیز ارزشمند است. حتی اگر هزینه های حسابداری اتوماتیک پیش رو بالاتر باشد ، آزاد کردن وقت برای صرف پول درآمدی اغلب در دراز مدت پرداخت می شود.

10- فصل مالیات ساده شده است

حتی با اعتماد به نفس ترین صاحب مشاغل می تواند هنگام چرخش زمان مالیات شروع به عرق کند. آیا قبض مالیات خود را به درستی فهمیده اید؟

تهیه نرم افزار معتبر و خرید نرم افزار حسابداری سپیدار همچنین می تواند کمک بزرگی کند وقتی زمان بستن کتاب ها در پایان هر تقویم یا سال مالی با کمک به شما در تنظیم حسابداری خود مطابق با الزامات حسابداری مالیات ، که با حسابداری منظم روزانه متفاوت است ، باشد.

نقل قول از سایت نرم افزار حسابداری الیت:

“استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به دلیل خودکارسازی فرآیندها و محاسبات، باعث کاهش خطاها و اشتباهات انسانی می‌شود. خطاهایی که ممکن است در فرآیند دستی ورود داده‌ها یا محاسبات اتفاق بیفتد، با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به حداقل ممکن می‌رسد.”

تفاوت های کلیدی بین حسابداری دستی و حسابداری رایانه ای

حسابداری دستی شامل استفاده از کاغذ و مداد برای ثبت معاملات مالی است ، در حالی که حسابداری رایانه ای از نرم افزار تخصصی استفاده می کند.

حسابداری دستی به دلیل ورود به اطلاعات دستی بیشتر مستعد خطاها است ، در حالی که حسابداری رایانه ای دارای بررسی و اعتبار سنجی خطای داخلی است.

حسابداری دستی به فضای ذخیره فیزیکی بیشتری برای سوابق کاغذ نیاز دارد ، در حالی که حسابداری رایانه ای داده ها را بصورت الکترونیکی ذخیره می کند.

حسابداری دستی می تواند وقت گیر باشد ، در حالی که حسابداری رایانه ای می تواند سریعتر معاملات را پردازش کند.

حسابداری دستی می تواند برای حسابرسی چالش برانگیز باشد ، در حالی که حسابداری رایانه ای مسیرهای حسابرسی روشنی را ارائه می دهد.

حسابداری دستی اغلب به کارکنان بیشتری برای مدیریت نیاز دارد ، در حالی که حسابداری رایانه ای می تواند توسط افراد کمتری انجام شود.

حسابداری دستی ممکن است اطلاعات مالی در زمان واقعی را ارائه ندهد ، در حالی که حسابداری رایانه ای می تواند داده های مالی به روز را ارائه دهد.

حسابداری دستی همان سطح تجزیه و تحلیل داده ها و قابلیت های گزارش دهی را به عنوان حسابداری رایانه ای ارائه نمی دهد.

حسابداری دستی همان سطح امنیت و تهیه نسخه پشتیبان از داده ها را به عنوان حسابداری رایانه ای ارائه نمی دهد.

اهمیت حسابداری در تجارت

حسابداری نقش مهمی در موفقیت و رشد هر تجارت ایفا می کند. این به عنوان پایه و اساس مدیریت مالی مؤثر و تصمیم گیری است. در اینجا دلایل اساسی چرا حسابداری در زمینه تجارت ضروری است:

نظارت مالی: حسابداری روشی منظم برای ردیابی و نظارت بر معاملات مالی آنها فراهم می کند. این امر به ضبط درآمدها ، هزینه ها ، دارایی ها ، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام کمک می کند ، و اطمینان حاصل می کند که تمام فعالیت های مالی به طور دقیق ثبت شده است.

برنامه ریزی مالی و بودجه بندی: با تجزیه و تحلیل داده های مالی ، مشاغل می توانند بودجه ایجاد کرده و برنامه های آگاهانه ای را برای آینده تهیه کنند. حسابداری در پیش بینی جریان نقدی ، شناسایی اهداف مالی و تخصیص منابع به طور مؤثر برای دستیابی به آن اهداف کمک می کند.

ارزیابی عملکرد: از طریق حسابداری ، مشاغل می توانند عملکرد مالی خود را ارزیابی کرده و سودآوری آنها را ارزیابی کنند. صورتهای مالی مانند صورتهای درآمدی ، ترازنامه و صورتهای جریان نقدی بینشی در مورد سلامت مالی کلی شرکت ارائه می دهد و مقایسه را با گذشت زمان امکان پذیر می کند.

رعایت مقررات: حسابداری تضمین می کند که مشاغل با الزامات مختلف قانونی و نظارتی مطابقت داشته باشند. گزارشگری دقیق مالی برای اهداف مالیاتی ، رعایت تعهدات قانونی و رعایت استانداردها و دستورالعمل های حسابداری ضروری است.

تصمیم گیری: اطلاعات حسابداری به صاحبان مشاغل و مدیران در تصمیم گیری آگاهانه کمک می کند. این داده ها و تجزیه و تحلیل های مربوطه را برای ارزیابی پیامدهای مالی گزینه های مختلف مانند سرمایه گذاری ، کاهش هزینه ، استراتژی های قیمت گذاری یا برنامه های توسعه فراهم می کند.

روابط سرمایه گذار و طلبکار: سرمایه گذاران و طلبکاران برای ارزیابی ثبات مالی و عملکرد یک تجارت به اطلاعات حسابداری متکی هستند. گزارش های مالی دقیق و شفاف می تواند به جذب سرمایه گذاران ، وام های امن و ایجاد اعتماد به ذینفعان کمک کند.

ارزیابی تجارت: روشهای حسابداری و صورتهای مالی در تعیین ارزش یک تجارت ضروری است. این اطلاعات در سناریوهایی مانند ادغام ، تملک ، مشارکت یا هنگام جستجوی بودجه اضافی بسیار مهم است.

مدیریت ریسک: حسابداری به شناسایی و کاهش خطرات مالی در یک تجارت کمک می کند. با نظارت دقیق سوابق مالی ، مشاغل می توانند بی نظمی ، کلاهبرداری یا چالش های بالقوه مالی را تشخیص دهند و به آنها امکان می دهد اقدامات اصلاحی به موقع انجام دهند.